Cẩm nang giúp bạn lập ra những kế hoạch tổ chức sự kiện tuyệt vời

Một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và tỉ mỉ luôn là yếu tố quyết định trực tiếp đến thành công của sự kiệnĐiều quan trọng quyết định sự thành bại của sự kiện chính là bản kế hoạch



Nếu kế hoạch của bạn được xây dựng tốt thì khả năng thành công của sự kiện đã là 70%10 năm hoạt động đã giúp Đại Lâm có được một số kinh nghiệm trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện, hôm nay mình sẽ chia sẻ cho các bạn trong bài viết dưới đây


1.     Tìm hiểu về loại sự kiện và mục đích của sự kiện


Việc đầu tiên bạn phải làm là xác định loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức: Lễ khánh thành, hội nghị-hội thảo,..Định hình loại sự kiện giúp bạn dễ dàng xác nhận những mục nào cần thực hiện, mục nào có thể bỏ bớt đi để tránh sự dông dài cho sự kiện cũng như tiêu tốn phí vô ích


Việc rất quan trọng kế tiếp là xác định mục đích cùng với mục tiêu của sự kiện. Mục tiêu: Thu hút 100 người tham gia sự kiện; 50 người dùng thử sản phẩm.


2. Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?


Đây là bước quan trọng nhằm  làm cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Đối với những nhóm này, cần chuẩn bị tỉ mỉ, cụ thể kịch bản.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Thông thường luôn có sự chênh lệch giữa số lượng khách hàng được mời và số lượng khách hàng sẽ tham gia , vì vậy bạn nên gửi thư mời trước ngày diễn ra sự kiện một tuần và gọi điện xác nhận lại phản hồi của khách hàng trước 2 ngày diễn ra sự kiện để chốt danh sách.


3.       Xây dựng thông điệp cho sự kiện


Bởi vậy  mà doanh nghiệp phải xây dựng một thông điệp rõ ràng.


4.       Xác định thời  gian và địa điểm tổ chức sự kiện


Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnMọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện


5.    Lên chương trình tổ chức sự kiện


Muốn có một chương trình hoàn hảo, bao giờ bạn cũng cần phải xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện, càng tỉ mỉ, chi tiết càng tốt. Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào những vấn đề chính của sự kiện như các phần bên trên đã đề ra.Trang thiết bị, nhân sự cho sự kiện cũng cần phải được liên lạc và chuẩn bị sẵn.


6.     Kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Kế hoạch truyền thông đóng vai trò thu hút người tham dự và giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Xây dựng ngân sách


Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Mục nào có thể bớt được thì nên giảm thiểu đi.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *